Suggerimenti per posta elettronica e allegati
Eccoci finalmente, come promesso (vedi: Questione di memoria. Più ce ne occorre e più ci “fuma” il cervello… elettronico >>> e Il peso della comunicazione leggera. Davvero “smart” è chi ci pensa >>>), a proporre alcuni semplici “esercizi di sobrietà elettronica” che, oltre ad effetti concreti, hanno anche scopo ed utilità di predisporci a considerare ogni nostra azione della vita quotidiana, per quanto modesta essa possa essere, in un’ottica di consapevole attenzione alle conseguenze ambientali che può determinare.
Negli enti che, per i documenti ricevuti ed inviati a mezzo posta elettronica certificata, hanno l’obbligo della conservazione sostitutiva (con tempi molto lunghi: 10 anni - ad esempio - nei comuni), è raccomandabile invitare i propri interlocutori a non destinare alla pec le comunicazioni “effimere” che non richiedono protocollazione, ma ad indirizzarle verso caselle di posta elettronica semplice.
Da queste, una volta lette, per chiunque è bene cancellarle scaricando sul disco fisso solo quelle effettivamente importanti e da conservare, e soprattutto gli allegati.
Altra raccomandazione, da richiedere e praticare: mai spedire files molto pesanti.
Sul punto ci aiutano programmi, disponibili in rete, che permettono di ridimensionarli senza dover installare nulla sul proprio computer.
Ulteriore semplice soluzione è trasformare in “.pdf” i files di immagine (“.jpg”, “.png” e via dicendo) o i documenti di testo (“.doc”) con immagini: spesso pesantissimi.
Vincere la pigrizia e compiere queste elementari operazioni, aiuta anche il miglior funzionamento della posta elettronica, ordinaria o pec che sia, evitando (è anche una forma di cortesia verso i nostri corrispondenti) i sempre troppo frequenti problemi di documenti che non arrivano e non partono o le caselle che occorre svuotare in continuazione perché si bloccano eccedendo i limiti di capienza imposti dai gestori.
Infatti nessuno di essi interviene direttamente sul messaggio riducendo automaticamente la dimensione dei files di immagine allegati.
Ci risulta che questo avvenga soltanto in alcuni e, nel caso, soltanto quando il file è incollato nel testo del messaggio.
Infine, attenzione alle immagini che vi sono incorporate come “firma”, “logo”, “inviti ad accordare il 5°/°°” e simili… Ne ho ricevute con peso dell’ordine di grandezza dei megabyte (che non è poco!) proprio da parte di enti con finalità di conservazione ambientale e contenuti in tema.
In questi casi, se non si ha l’accortezza di rimuoverle, con i successivi immancabili “inoltra” e “rispondi”, si appesantisce la rete continuando a spedirli avanti-indietro innumerevoli volte nel ping pong di repliche e controrepliche.
Con esponenziale aggravio di effetti deleteri quando i coinvolti nella corrispondenza sono numerosi.
Concludendo: meglio evitarle, magari sostituendole con il collegamento ad una pagina internet, e - se proprio non se ne può fare a meno - ridimensioniamone la definizione alla minima indispensabile.
Giovanni Guzzi, agosto 2023
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Rilanciato da L'Amico del Clero, ottobre 2023
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